ADMINISTRATOR
Administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w ramach procesu rekrutacji jest Digital New Agency Poland sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi, przy ul. S. Kopcińskiego 62, 90-032 Łódź, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000734436, NIP 7252281663. Można się z nami skontaktować:
- listownie: Digital New Agency Poland sp. z o.o., ul. S. Kopcińskiego 62, 90-032 Łódź
- mailowo: ado-poland@digitalnewagency.com
PODSTAWA PRAWNA, CEL I CZAS PRZETWARZANIA DANYCH
W związku z rekrutacją przetwarzamy w szczególności Pani/Pana dane identyfikacyjne (np. imię/imiona, nazwisko, status przedsiębiorcy), dane kontaktowe (np. adres email, numer telefonu), informacje o wykształceniu, kwalifikacjach, doświadczeniu zawodowym, oczekiwaniach finansowych oraz inne dane dobrowolnie podane w dokumentach rekrutacyjnych (np. Pani/Pana wizerunek). W uzasadnionych przypadkach, w których rekrutacja ma prowadzić do zawarcia innej umowy niż umowa o pracę, możemy przetwarzać w niezbędnym zakresie Pani/Pana dane osobowe stanowiące informacje dotyczące niekaralności - zgodnie z zasadami opisanymi poniżej.
W PRZYPADKU, W KTÓRYM REKRUTACJA MA PROWADZIĆ DO ZAWARCIA INNEJ UMOWY, NIŻ UMOWA O PRACĘ (NP. W MODELU B2B):
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy
- Cel przetwarzania: obsługa zgłoszenia rekrutacyjnego na dane stanowisko (pozyskanie i selekcja aplikacji, kontakt celem umówienia rozmowy kwalifikacyjnej, przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych, weryfikacja i ocena wiedzy oraz umiejętności kandydata);
- Czas: przez czas niezbędny do wyboru odpowiedniego kandydata do pracy na wskazane w ogłoszeniu stanowisko, nie dłużej jednak niż przez 90 dni od momentu ich pozyskania;
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu niezbędnej oceny kandydatów oraz ustaleniu, dochodzeniu oraz obronie przed ewentualnymi roszczeniami;
- Cel przetwarzania (1): przeprowadzenie oceny kandydata, która jest niezbędna do ustalenia czy kandydat jest właściwą osobą na stanowisko objęte rekrutacją;
- Cel przetwarzania (2): uzyskania akceptacji Klienta powiązanego bezpośrednio z danym procesem rekrutacyjnym dla konkretnej kandydatury;
- Cel przetwarzania (3): ustalenie, dochodzenie oraz obrona przed ewentualnymi roszczeniami.
- Czas: przez czas niezbędny do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, nie dłużej jednak niż do momentu wyrażenia sprzeciwu, co do przetwarzania danych osobowych, uzasadnionego Pani/Pana szczególną sytuacją lub 90 dni od momentu ich pozyskania.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą;
- Cel przetwarzania: wykorzystanie danych w procesach rekrutacyjnych prowadzonych w przyszłości.
- Czas: do czasu cofnięcia zgody, nie dłużej jednak niż przez okres 90 dni od momentu jej wyrażenia.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zw. z art. 10 RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na wykonaniu zobowiązań umownych wobec naszego Klienta, który jest bezpośrednio powiązany z danym procesem rekrutacyjnym.
- Cel przetwarzania: spełnienie wymogu niekaralności przez współpracowników (dostawców usług), który wynika z przepisów prawa (np. przepisów prawa szwedzkiego regulujących sektor finansowy) – w przypadku, w którym naszego Klienta, który jest bezpośrednio powiązany z danym procesem rekrutacyjnym, takie przepisy dotyczą.
- Czas: przez czas niezbędny do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, nie dłużej jednak niż do momentu wyrażenia sprzeciwu, co do przetwarzania danych osobowych, uzasadnionego Pani/Pana szczególną sytuacją lub 90 dni od momentu ich pozyskania.
W PRZYPADKU, W KTÓRYM REKRUTACJA MA PROWADZIĆ DO ZAWARCIA UMOWY O PRACĘ:
Podstawa:
- 6 ust. 1 lit. b) RODO – podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
- art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – wykonanie obowiązku prawnego: dot. danych osobowych wskazanych w art. 22 1 § 1 Kodeksu pracy;
- art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda: dotyczy danych osobowych przekazanych dobrowolnie przez kandydata, wykraczających poza zakres wskazany w art. 22 1 § 1 Kodeksu pracy;
- Cel przetwarzania: obsługa zgłoszenia rekrutacyjnego na dane stanowisko pracy (pozyskanie i selekcja podań o pracę, kontakt celem umówienia rozmowy kwalifikacyjnej, przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych, weryfikacja i ocena wiedzy oraz umiejętności kandydata);
- Czas: przez czas niezbędny do prowadzenia rekrutacji tj. do czasu jej zakończenia i wyboru odpowiedniego kandydata do pracy, na wskazane w ogłoszeniu stanowisko, nie dłużej jednak niż przez 90 dni od momentu ich pozyskania;
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na: prowadzeniu niezbędnej oceny kandydatów oraz ustaleniu, dochodzeniu oraz obronie przed ewentualnymi roszczeniami;
- Cel przetwarzania (1): przeprowadzenie oceny kandydata, która jest niezbędna do ustalenia czy kandydat jest właściwą osobą na stanowisko objęte rekrutacją;
- Czas: przez czas niezbędny do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, nie dłużej jednak niż do momentu wyrażenia sprzeciwu, co do przetwarzania danych osobowych, uzasadnionego Pani/Pana szczególną sytuacją lub 90 dni od momentu ich pozyskania;
- Cel przetwarzania (2): ustalenie, dochodzenie oraz obrona przed ewentualnymi roszczeniami, w szczególności z tytułu dyskryminacji lub innych naruszeń zasad rekrutacji;
- Czas: przez czas niezbędny do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, nie dłużej jednak niż do momentu wyrażenia sprzeciwu, co do przetwarzania danych osobowych, uzasadnionego Pani/Pana szczególną sytuacją albo upływu 90 dni od momentu ich pozyskania
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą.
- Cel przetwarzania: wykorzystanie danych w procesach rekrutacyjnych prowadzonych w przyszłości.
- Czas: do czasu cofnięcia zgody, nie dłużej jednak niż przez okres 90 dni od momentu jej wyrażenia.
ZAUTOMATYZOWANE PRZETWARZANIE
Nie będzie Pani/Pan podlegać decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, i wywołuje wobec Pani/Pana skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Panią/Pana wpływa.
DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH
a. gdy rekrutacja ma prowadzić do zawarcia umowy innej niż umowa o pracę - jest dobrowolne jednak konsekwencją ich niepodania będzie niemożność wzięcia udziału w rekrutacji;
b. gdy rekrutacja ma prowadzić do zawarcia umowy o pracę - w zakresie określonym w art. 22 1 § 1 i 2 Kodeksu pracy, jest obowiązkiem ustawowym, a konsekwencją ich niepodania będzie niemożność wzięcia udziału w rekrutacji, w pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne.
Niewyrażenie zgody na przetwarzanie przez nas Pani/Pana danych osobowych na potrzeby kolejnych rekrutacji nie wpływa negatywnie na przebieg rekrutacji na stanowisko, na które Pani zaaplikowała/Pan zaaplikował.
POŚREDNIE POZYSKANIE DANYCH
W sytuacji, jeżeli nie przekazała Pan/nie przekazał Pani swoich danych osobowych osobiście, Administrator pozyskał Pani/Pana dane osobowe rekrutacyjne od podmiotów trzecich tj. agencji rekrutacyjnych lub administratorów portali internetowych zawierających ogłoszenie o pracę.
SPEŁNIENIE WYMOGU NIEKARALNOŚCI
W przypadku, w którym rekrutacja ma prowadzić do zawarcia innej umowy niż umowa o pracę, możemy przetwarzać informacje dotyczące Pani/Pana niekaralności, ale tylko w niezbędnym zakresie.
Dotyczy to sytuacji, w których na naszym Kliencie bezpośrednio powiązanym z danym procesem rekrutacyjnym ciąży obowiązek zapewnienia współpracy wyłącznie z osobami niekaranymi, wynikający z przepisów prawa (np. przepisów regulujących sektor finansowy w Szwecji), które przewidują odpowiednie zabezpieczenia praw i wolności osób, których dane dotyczą. W takim przypadku będziemy prosić o okazanie do wglądu Pani/Pana zaświadczenia o niekaralności, a następnie przekażemy informacje o jego zweryfikowaniu naszemu Klientowi bezpośrednio powiązanym z danym procesem rekrutacyjnym.
ODBIORCY DANYCH
Odbiorcami mogą być:
- podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi prawne i audytowe;
- podmioty dostarczające oprogramowanie i narzędzia wykorzystywane przez Administratora;
- podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi informatyczne i hostingowe;
- podmiot dostarczający Administratorowi pocztę elektroniczną;
- portale internetowe pośredniczące w rekrutacji;
- podmioty z grupy kapitałowej Administratora – w zakresie w jakim uczestniczą w obsłudze procesu rekrutacyjnego;
- w przypadku, w którym rekrutacja ma prowadzić do zawarcia innej umowy, niż umowa o pracę - Klientom Administratora bezpośrednio powiązanym z danym procesem rekrutacyjnym, w tym także w zakresie spełnienia przez współpracowników (dostawców usług) wymogu niekaralności, który wynika z przepisów prawa (np. przepisów prawa szwedzkiego regulujących sektor finansowy) – w przypadku, w którym naszego Klienta, który jest bezpośrednio powiązany z danym procesem rekrutacyjnym, takie przepisy dotyczą.
TRANSFERY DANYCH
Z uwagi na wykorzystywane przez Administratora narzędzia i systemy IT (takie jak np. Microsoft 365) dochodzi lub może dochodzić do przetwarzania Pani/Pana danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (tzw. transfer danych poza EOG). Jeżeli przekazanie Pani/Pana danych osobowych będzie konieczne do Stanów Zjednoczonych, wówczas nastąpi ono na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z dnia 10.07.2023 r. wydanej na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE), stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zapewniony w ramach ochrony danych UE-USA.
Jeżeli, poza powyższym, przekazanie Pani/Pana danych osobowych będzie konieczne do krajów, które nie zostały uznane przez Komisję Europejską za zapewniające odpowiedni stopień ochrony danych osobowych, albo do podmiotów nie umieszczonych na Data Privacy Framework List, nastąpi ono na podstawie prawnej przewidzianej w RODO. W każdej chwili może Pani/Pan uzyskać informację o takim transferze, podstawę oraz kopię danych osobowych, które przekazane zostały poza EOG – w tym celu proszę skontaktować się z Administratorem.
PRZYSŁUGUJĄCE UPRAWNIENIA
W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące prawa:
- dostępu do danych, ich poprawiania, żądania ich usunięcia, a także prawo ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
- przenoszenia danych;
- w zakresie, w jakim dane przetwarzane są na podstawie odrębnej zgody – przysługuje Pani/Panu prawo jej wycofania w dowolnym momencie poprzez wysłanie maila na adres: ado-poland@digitalnewagency.com - cofnięcie zgody pozostanie jednak bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce przed jej wycofaniem;
- wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli dane są przetwarzane niezgodnie z wymogami prawnymi.
W przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych na potrzeby kolejnych rekrutacji przysługuje Pani/Panu prawo jej wycofania w dowolnym momencie poprzez wysłanie maila na adres ado-poland@digitalnewagency.com. Cofnięcie zgody pozostanie jednak bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce przed jej wycofaniem
PRAWO SPRZECIWU
Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych przysługuje Pani/Panu w przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora danych zgodnie z art. 21 RODO, z zastrzeżeniami zawartymi w tym przepisie. Sprzeciw ten powinien być uzasadniony szczególną sytuacją osoby, która składa sprzeciw.
WYKORZYSTYWANIE AI W REKRUTACJI
Narzędzia oparte na sztucznej inteligencji wspomagają nasze procesy rekrutacyjne, ale nie podejmują wiążących decyzji dotyczących kandydatów. Wszystkie ważne decyzje dotyczące wyboru kandydatów są podejmowane przez człowieka.
W procesie rekrutacji wykorzystujemy narzędzia oparte na sztucznej inteligencji, które pozwalają nam na:
- wstępną analizę zgłoszeń kandydatów;
- utrzymywanie kontaktu z kandydatami w sprawie procesu rekrutacji, w tym tworzenie projektów wiadomości skierowanych do nich;
- tworzenie transkrypcji z notatek dotyczących wywiadów rekrutacyjnych, jeśli takie są przeprowadzane oraz automatyczne uzupełnianie wybranych pytań predefiniowanych na podstawie tych transkrypcji.
- w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych na potrzeby dalszych rekrutacji - wstępne dopasowywanie zgłoszeń kandydatów do odpowiednich stanowisk.
Jako Administrator Pani/Pana danych osobowych korzystamy wyłącznie z usług dostawców, którzy działają jako podmioty przetwarzające dane na podstawie umów o powierzeniu danych do przetwarzania i którzy nie wykorzystują Twoich danych osobowych do własnych celów, w tym do szkolenia modeli sztucznej inteligencji. Jeżeli w przyszłości wykorzystywane przez nasze narzędzia AI zostałyby zaklasyfikowane jako „systemy wysokiego ryzyka” zgodnie z rozporządzeniem PE i Rady UE 2024/1689 (AI Act), zapewnimy zgodność z wynikającymi z tego faktu obowiązkami, w tym właściwym nadzorem ludzkim, spełnieniem wymogu przejrzystości i posiadania odpowiedniej dokumentacji technicznej.
KONTAKT
W przypadku pytań dotyczących tego, jak przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe czy wykorzystujemy narzędzia oparte na sztucznej inteligencji do ich przetwarzania– zapraszamy do kontaktu listownego: Digital New Agency Poland sp. z o.o., ul. S. Kopcińskiego 62, 90-032 Łódź lub mailowego: ado-poland@digitalnewagency.com.
--------
CONTROLLER
The Controller of your personal data processed within the recruitment process is Digital New Agency Poland sp. z o.o., with its registered office in Łódź, ul. S. Kopcińskiego 62, 90-032 Łódź, entered into the Register of Entrepreneurs of the National Court Register (KRS) maintained by the District Court for the Capital City of Warsaw, XIII Commercial Division of the National Court Register, under KRS number 0000734436, NIP 7252281663.
You may contact us:
- by post: Digital New Agency Poland sp. z o.o., ul. S. Kopcińskiego 62, 90-032 Łódź
- by email: ado-poland@digitalnewagency.com
LEGAL BASIS, PURPOSE AND DURATION OF DATA PROCESSING
In connection with recruitment, we process in particular your:
- identification data (e.g. first name(s), surname, entrepreneur status),
- contact details (e.g. email address, phone number),
- information regarding education, qualifications, professional experience, financial expectations,
- other data voluntarily provided in recruitment documents (e.g. your image).
In justified cases where recruitment is intended to lead to the conclusion of an agreement other than an employment contract, we may process, to the necessary extent, data concerning your criminal record – in accordance with the principles described below.
IN CASES WHERE RECRUITMENT LEADS TO A NON-EMPLOYMENT CONTRACT (e.g. B2B)
Legal basis: Article 6(1)(b) GDPR – taking steps at the request of the data subject prior to entering into a contract
- Purpose: handling the recruitment application (collection and selection of applications, arranging interviews, conducting interviews, verification and assessment of knowledge and skills)
- Retention period: for the time necessary to select a suitable candidate, but not longer than 90 days from the date of data collection
Legal basis: Article 6(1)(f) GDPR – legitimate interest of the Controller
- Purpose (1): assessing whether the candidate is suitable for the role,
- Purpose (2): obtaining acceptance of a Client directly related to the recruitment process,
- Purpose (3): establishing, exercising or defending legal claims
- Retention period: for the time necessary to fulfil the legitimate interest, but not longer than until an objection is raised or 90 days from data collection
Legal basis: Article 6(1)(a) GDPR – consent
- Purpose: participation in future recruitment processes
- Retention period: until consent is withdrawn, but not longer than 90 days
Legal basis: Article 6(1)(f) GDPR in conjunction with Article 10 GDPR
- Purpose: verification of the requirement of no criminal record where required by law applicable to the Client (e.g. financial sector regulations in Sweden)
- Retention period: for the time necessary to fulfil this purpose, but not longer than until an objection is raised or 90 days from data collection
IN CASES WHERE RECRUITMENT LEADS TO AN EMPLOYMENT CONTRACT
Legal bases:
- Article 6(1)(b) GDPR – taking steps prior to entering into a contract
- Article 6(1)(c) GDPR – compliance with legal obligations (Labour Code requirements)
- Article 6(1)(a) GDPR – consent (for data beyond the statutory scope)
- Purpose: handling the recruitment process (application review, interviews, assessment of knowledge and skills)
- Retention period: for the duration of the recruitment process, but not longer than 90 days from data collection
Legal basis: Article 6(1)(f) GDPR – legitimate interest
- Purpose (1): assessing candidate suitability
- Purpose (2): establishing, exercising or defending claims (including claims related to discrimination or recruitment processes)
- Retention period: for the time necessary to fulfil the legitimate interest, but not longer than until an objection is raised or 90 days from data collection
Legal basis: Article 6(1)(a) GDPR – consent
- Purpose: participation in future recruitment processes
- Retention period: until consent is withdrawn, but not longer than 90 days
AUTOMATED PROCESSING
You will not be subject to decisions based solely on automated processing, including profiling, which produce legal effects or similarly significantly affect you.
PROVISION OF DATA
- Where recruitment leads to a non-employment contract – providing data is voluntary, but failure to do so will prevent participation in the recruitment process.
- Where recruitment leads to an employment contract – providing data required by law is mandatory; failure to provide such data will prevent participation in the recruitment process. Other data is voluntary.
Failure to provide consent for future recruitment does not affect your current recruitment process.
INDIRECT COLLECTION OF DATA
If you have not provided your data directly, we may obtain it from third parties such as recruitment agencies or job portals.
CRIMINAL RECORD VERIFICATION
Where recruitment leads to a non-employment contract, we may process information regarding your criminal record only to the extent necessary.
This applies where our Client is legally required to cooperate only with individuals without a criminal record (e.g. financial sector regulations in Sweden). In such cases, we may verify your certificate of no criminal record and inform the Client of the verification result.
DATA RECIPIENTS
Your personal data may be disclosed to:
- legal and audit service providers
- IT and hosting service providers
- software and tools providers
- email service providers
- recruitment platforms
- entities within the DNAT group
- Clients directly related to the recruitment process (in B2B scenarios)
DATA TRANSFERS
Due to the IT systems used (e.g. Microsoft 365), your data may be transferred outside the EEA.
Transfers to the United States are based on the European Commission adequacy decision of 10 July 2023 (EU–US Data Privacy Framework).
If data is transferred to countries without adequate protection, appropriate safeguards under GDPR will be applied. You may request details of such transfers at any time.
YOUR RIGHTS
You have the right to:
- access your data
- rectify your data
- request erasure
- restrict processing
- data portability
- withdraw consent at any time (where applicable)
- lodge a complaint with the Polish supervisory authority (UODO)
Withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing carried out before withdrawal.
RIGHT TO OBJECT
You have the right to object to processing based on legitimate interest (Article 21 GDPR), where justified by your particular situation.
USE OF AI IN RECRUITMENT
AI-based tools support recruitment processes but do not make binding decisions. All final decisions are made by humans.
We may use AI tools to:
- analyse applications
- support communication with candidates
- generate summaries or transcripts from interviews
- assist in matching candidates to roles (where consent is given)
We use only providers acting as data processors who do not use your data for their own purposes, including training AI models.
If such tools are classified as high-risk systems under the AI Act (Regulation (EU) 2024/1689), we will ensure compliance with all applicable requirements.
CONTACT
If you have any questions regarding the processing of your personal data or the use of AI tools, please contact us:
- by post: Digital New Agency Poland sp. z o.o., ul. S. Kopcińskiego 62, 90-032 Łódź
- by email: ado-poland@digitalnewagency.com