KLAUZULA INFORMACYJNA DLA KANDYDATÓW (B2B I UoP)
ADMINISTRATOR
Administratorem Pani/Pana danych osobowych przetwarzanych w ramach procesu rekrutacji jest Digital New Agency Poland sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi, przy ul. S. Kopcińskiego 62, 90-032 Łódź, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000734436, NIP 7252281663. Można się z nami skontaktować:
PODSTAWA PRAWNA, CEL I CZAS PRZETWARZANIA DANYCH
W związku z rekrutacją przetwarzamy w szczególności Pani/Pana dane identyfikacyjne (np. imię/imiona, nazwisko, status przedsiębiorcy), dane kontaktowe (np. adres email, numer telefonu), informacje o wykształceniu, kwalifikacjach, doświadczeniu zawodowym, oczekiwaniach finansowych oraz inne dane dobrowolnie podane w dokumentach rekrutacyjnych (np. Pani/Pana wizerunek). W uzasadnionych przypadkach, w których rekrutacja ma prowadzić do zawarcia innej umowy niż umowa o pracę, możemy przetwarzać w niezbędnym zakresie Pani/Pana dane osobowe stanowiące informacje dotyczące niekaralności - zgodnie z zasadami opisanymi poniżej.
W przypadku, w którym rekrutacja ma prowadzić do zawarcia innej umowy, niż umowa o pracę (np. w modelu B2B):
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy
Cel: obsługa zgłoszenia rekrutacyjnego na dane stanowisko (pozyskanie i selekcja aplikacji, kontakt celem umówienia rozmowy kwalifikacyjnej, przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych, weryfikacja i ocena wiedzy oraz umiejętności kandydata);
Czas: przez czas niezbędny do wyboru odpowiedniego kandydata do pracy na wskazane w ogłoszeniu stanowisko, nie dłużej jednak niż przez 90 dni od momentu ich pozyskania;
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu niezbędnej oceny kandydatów oraz ustaleniu, dochodzeniu oraz obronie przed ewentualnymi roszczeniami;
Cele:
przeprowadzenie oceny kandydata, która jest niezbędna do ustalenia czy kandydat jest właściwą osobą na stanowisko objęte rekrutacją;
uzyskanie akceptacji Klienta powiązanego bezpośrednio z danym procesem rekrutacyjnym dla konkretnej kandydatury;
ustalenie, dochodzenie oraz obrona przed ewentualnymi roszczeniami.
Czas: przez czas niezbędny do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, nie dłużej jednak niż do momentu wyrażenia sprzeciwu, co do przetwarzania danych osobowych, uzasadnionego Pani/Pana szczególną sytuacją lub 90 dni od momentu ich pozyskania.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą;
Cel: wykorzystanie danych w procesach rekrutacyjnych prowadzonych w przyszłości.
Czas: do czasu cofnięcia zgody, nie dłużej jednak niż przez okres 90 dni od momentu jej wyrażenia.
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zw. z art. 10 RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na wykonaniu zobowiązań umownych wobec naszego Klienta, który jest bezpośrednio powiązany z danym procesem rekrutacyjnym.
Cel: spełnienie wymogu niekaralności przez współpracowników (dostawców usług), który wynika z przepisów prawa (np. przepisów prawa szwedzkiego regulujących sektor finansowy) – w przypadku, w którym naszego Klienta, który jest bezpośrednio powiązany z danym procesem rekrutacyjnym, takie przepisy dotyczą.
Czas: przez czas niezbędny do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, nie dłużej jednak niż do momentu wyrażenia sprzeciwu, co do przetwarzania danych osobowych, uzasadnionego Pani/Pana szczególną sytuacją lub 90 dni od momentu ich pozyskania.
W przypadku, w którym rekrutacja ma prowadzić do zawarcia umowy o pracę:
Podstawa:
art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
art. 6 ust. 1 lit. c) RODO – wykonanie obowiązku prawnego: dot. danych osobowych wskazanych w art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy;
art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda: dotyczy danych osobowych przekazanych dobrowolnie przez kandydata, wykraczających poza zakres wskazany w art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy;
Cel przetwarzania: obsługa zgłoszenia rekrutacyjnego na dane stanowisko pracy (pozyskanie i selekcja podań o pracę, kontakt celem umówienia rozmowy kwalifikacyjnej, przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych, weryfikacja i ocena wiedzy oraz umiejętności kandydata);
Czas: przez czas niezbędny do prowadzenia rekrutacji tj. do czasu jej zakończenia i wyboru odpowiedniego kandydata do pracy, na wskazane w ogłoszeniu stanowisko, nie dłużej jednak niż przez 90 dni od momentu ich pozyskania;
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na: prowadzeniu niezbędnej oceny kandydatów oraz ustaleniu, dochodzeniu oraz obronie przed ewentualnymi roszczeniami;
Cel przetwarzania:
Czas: przez czas niezbędny do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, nie dłużej jednak niż do momentu wyrażenia sprzeciwu, co do przetwarzania danych osobowych, uzasadnionego Pani/Pana szczególną sytuacją lub 90 dni od momentu ich pozyskania;
Cel przetwarzania: ustalenie, dochodzenie oraz obrona przed ewentualnymi roszczeniami, w szczególności z tytułu dyskryminacji lub innych naruszeń zasad rekrutacji;
Czas:
przez czas niezbędny do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora, nie dłużej jednak niż do momentu wyrażenia sprzeciwu, co do przetwarzania danych osobowych, uzasadnionego Pani/Pana szczególną sytuacją albo upływu 90 dni od momentu ich pozyskania;
Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda osoby, której dane dotyczą.
Cel: wykorzystanie danych w procesach rekrutacyjnych prowadzonych w przyszłości.
Czas: do czasu cofnięcia zgody, nie dłużej jednak niż przez okres 90 dni od momentu jej wyrażenia.
ZAUTOMATYZOWANE PRZETWARZANIE
Nie będzie Pani/Pan podlegać decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, i wywołuje wobec Pani/Pana skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Panią/Pana wpływa.
DOBROWOLNOŚĆ PODANIA DANYCH
a. gdy rekrutacja ma prowadzić do zawarcia umowy innej niż umowa o pracę - jest dobrowolne jednak konsekwencją ich niepodania będzie niemożność wzięcia udziału w rekrutacji;
b. gdy rekrutacja ma prowadzić do zawarcia umowy o pracę - w zakresie określonym w art. 22¹ § 1 i 2 Kodeksu pracy, jest obowiązkiem ustawowym, a konsekwencją ich niepodania będzie niemożność wzięcia udziału w rekrutacji, w pozostałym zakresie podanie danych jest dobrowolne.
Niewyrażenie zgody na przetwarzanie przez nas Pani/Pana danych osobowych na potrzeby kolejnych rekrutacji nie wpływa negatywnie na przebieg rekrutacji na stanowisko, na które Pani zaaplikowała/Pan zaaplikował.
POŚREDNIE POZYSKANIE DANYCH
W sytuacji, jeżeli nie przekazała Pani/nie przekazał Pan swoich danych osobowych osobiście, Administrator pozyskał Pani/Pana dane osobowe rekrutacyjne od podmiotów trzecich, tj. agencji rekrutacyjnych lub administratorów portali internetowych zawierających ogłoszenie o pracę, albo z publicznie dostępnych profili zawodowych (np. LinkedIn) w ramach direct search.
SPEŁNIENIE WYMOGU NIEKARALNOŚCI
W przypadku, w którym rekrutacja ma prowadzić do zawarcia innej umowy niż umowa o pracę, możemy przetwarzać informacje dotyczące Pani/Pana niekaralności, ale tylko w niezbędnym zakresie.
Dotyczy to sytuacji, w których na naszym Kliencie bezpośrednio powiązanym z danym procesem rekrutacyjnym ciąży obowiązek zapewnienia współpracy wyłącznie z osobami niekaranymi, wynikający z przepisów prawa (np. przepisów regulujących sektor finansowy w Szwecji), które przewidują odpowiednie zabezpieczenia praw i wolności osób, których dane dotyczą. W takim przypadku będziemy prosić o okazanie do wglądu Pani/Pana zaświadczenia o niekaralności, a następnie przekażemy informacje o jego zweryfikowaniu naszemu Klientowi bezpośrednio powiązanemu z danym procesem rekrutacyjnym.
ODBIORCY DANYCH
Odbiorcami mogą być:
podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi prawne i audytowe;
podmioty dostarczające oprogramowanie i narzędzia wykorzystywane przez Administratora;
podmioty świadczące na rzecz Administratora usługi informatyczne i hostingowe;
podmiot dostarczający Administratorowi pocztę elektroniczną;
portale internetowe pośredniczące w rekrutacji;
podmioty z grupy kapitałowej Administratora – w zakresie w jakim uczestniczą w obsłudze procesu rekrutacyjnego;
w przypadku, w którym rekrutacja ma prowadzić do zawarcia innej umowy, niż umowa o pracę - Klienci Administratora bezpośrednio powiązani z danym procesem rekrutacyjnym, w tym także w zakresie spełnienia przez współpracowników (dostawców usług) wymogu niekaralności, który wynika z przepisów prawa (np. przepisów prawa szwedzkiego regulujących sektor finansowy) – w przypadku, w którym naszego Klienta, który jest bezpośrednio powiązany z danym procesem rekrutacyjnym, takie przepisy dotyczą.
TRANSFERY DANYCH
Z uwagi na wykorzystywane przez Administratora narzędzia i systemy IT (takie jak np. Google Workspace, Slack, Teamtailor) dochodzi lub może dochodzić do przetwarzania Pani/Pana danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (tzw. transfer danych poza EOG). Jeżeli przekazanie Pani/Pana danych osobowych będzie konieczne do Stanów Zjednoczonych, wówczas nastąpi ono na podstawie decyzji Komisji Europejskiej z dnia 10.07.2023 r. wydanej na podstawie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE), stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zapewniony w ramach ochrony danych UE-USA.
Jeżeli, poza powyższym, przekazanie Pani/Pana danych osobowych będzie konieczne do krajów, które nie zostały uznane przez Komisję Europejską za zapewniające odpowiedni stopień ochrony danych osobowych, albo do podmiotów nie umieszczonych na Data Privacy Framework List, nastąpi ono na podstawie prawnej przewidzianej w RODO. W każdej chwili może Pani/Pan uzyskać informację o takim transferze, podstawę oraz kopię danych osobowych, które przekazane zostały poza EOG – w tym celu proszę skontaktować się z Administratorem.
PRZYSŁUGUJĄCE PRAWA
W związku z przetwarzaniem Pani/Pana danych osobowych przysługują Pani/Panu następujące prawa:
dostępu do danych, ich poprawiania, żądania ich usunięcia, a także prawo ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
przenoszenia danych;
w zakresie, w jakim dane przetwarzane są na podstawie odrębnej zgody – przysługuje Pani/Panu prawo jej wycofania w dowolnym momencie poprzez wysłanie maila na adres ado-poland@digitalnewagency.com - cofnięcie zgody pozostanie jednak bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce przed jej wycofaniem;
wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli dane są przetwarzane niezgodnie z wymogami prawnymi.
W przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych na potrzeby kolejnych rekrutacji przysługuje Pani/Panu prawo jej wycofania w dowolnym momencie poprzez wysłanie maila na adres ado-poland@digitalnewagency.com. Cofnięcie zgody pozostanie jednak bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, które miało miejsce przed jej wycofaniem.
PRAWO SPRZECIWU
Prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych przysługuje Pani/Panu w przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora danych zgodnie z art. 21 RODO, z zastrzeżeniami zawartymi w tym przepisie. Sprzeciw ten powinien być uzasadniony szczególną sytuacją osoby, która składa sprzeciw.
KONTAKT
W przypadku pytań dotyczących tego, jak przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe – zapraszamy do kontaktu listownego: Digital New Agency Poland sp. z o.o., ul. S. Kopcińskiego 62, 90-032 Łódź lub mailowego: ado-poland@digitalnewagency.com.
--------
INFORMATION CLAUSE FOR CANDIDATES (B2B AND UoP)
CONTROLLER
The Controller of your personal data processed within the ambit of the recruitment process is Digital New Agency Poland sp. z o.o., with its registered office in Łódź, ul. S. Kopcińskiego 62, 90-032 Łódź, duly entered into the Register of Entrepreneurs of the National Court Register (KRS) maintained by the District Court for the Capital City of Warsaw in Warsaw, XIII Commercial Division of the National Court Register, under KRS number 0000734436, NIP 7252281663. You may contact us:
LEGAL BASIS, PURPOSE, AND DURATION OF DATA PROCESSING
In connection with the recruitment, we process, in particular, your identification data (e.g., first name(s), surname, entrepreneur status), contact details (e.g., electronic mail address, telephone number), information regarding education, qualifications, professional experience, financial expectations, and other data voluntarily furnished in the recruitment documents (e.g., your image). In justified instances where the recruitment is to lead to the conclusion of an agreement other than an employment contract, we may process, to the necessary extent, your personal data constituting information concerning criminal record – in accordance with the principles described below.
IN CASES WHERE RECRUITMENT IS TO LEAD TO THE CONCLUSION OF AN AGREEMENT OTHER THAN AN EMPLOYMENT CONTRACT (E.G. A B2B MODEL)
Legal basis: Article 6(1)(b) GDPR – taking steps at the request of the data subject prior to entering into a contract
Purpose of processing: handling the recruitment application for a given position (collection and selection of applications, contact for the purpose of arranging an interview, conducting interviews, verification and assessment of the candidate’s knowledge and skills);
Duration: for the time necessary to select an appropriate candidate for the position indicated in the job offer, however not longer than 90 days from the moment of their collection;
Legal basis: Article 6(1)(f) GDPR – legitimate interest of the Controller consisting in conducting the necessary assessment of candidates and the establishment, exercise, or defence of potential claims;
Purpose of processing: carrying out an assessment of the candidate, which is necessary to determine whether the candidate is a suitable person for the position covered by the recruitment;
Purpose of processing: obtaining the acceptance of a Client directly associated with the given recruitment process for a specific candidacy;
Purpose of processing: establishing, exercising, and defending against potential claims.
Duration: for the time necessary to achieve the legitimate interest of the Controller, however not longer than until an objection to the processing of personal data is raised, justified by your particular situation, or 90 days from the moment of their collection.
Legal basis: Article 6(1)(a) of the GDPR – consent of the data subject;
Purpose of processing: use of data in recruitment processes conducted in the future.
Duration: until the consent is withdrawn, however not longer than 90 days from the moment it is given.
Legal basis: Article 6(1)(f) GDPR in conjunction with Article 10 GDPR – legitimate interest of the Controller consisting in the performance of contractual obligations towards our Client directly related to the given recruitment process.
Purpose of processing: fulfilment of the requirement of no criminal record by collaborators (service providers), resulting from legal provisions (e.g. provisions regulating the financial sector in Sweden) – in cases where such provisions apply to our Client directly related to the given recruitment process.
Duration: for the time necessary to achieve the legitimate interest of the Controller, however not longer than until an objection to the processing of personal data is raised, justified by your particular situation, or 90 days from the moment of their collection.
IN CASES WHERE RECRUITMENT IS INTENDED TO LEAD TO THE CONCLUSION OF AN EMPLOYMENT CONTRACT
Legal basis: Article 6(1)(b) of the GDPR – performance of actions at the request of the data subject prior to the conclusion of the contract;
Legal basis: Article 6(1)(c) GDPR – compliance with a legal obligation: regarding personal data indicated in Article 22¹ § 1 of the Labour Code;
Legal basis: Article 6(1)(a) GDPR – consent: concerning personal data voluntarily provided by the candidate beyond the scope indicated in Article 22¹ § 1 of the Labour Code;
Purpose of processing: handling the recruitment application for a given job position (collection and selection of job applications, contact for the purpose of arranging an interview, conducting interviews, verification and assessment of the candidate’s knowledge and skills);
Duration: for the time necessary to conduct the recruitment, i.e. until its completion and selection of an appropriate candidate for the position indicated in the job offer, however not longer than 90 days from the moment of their collection;
Legal basis: Article 6(1)(f) GDPR – legitimate interest of the Controller consisting in: conducting the necessary assessment of candidates and establishing, pursuing and defending against potential claims;
Purpose of processing: carrying out an assessment of the candidate, which is necessary to determine whether the candidate is a suitable person for the position covered by the recruitment;
Duration: for the time necessary to achieve the legitimate interest of the Controller, however not longer than until an objection to the processing of personal data is raised, justified by your particular situation, or 90 days from the moment of their collection;
Purpose of processing: establishing, pursuing and defending against potential claims, in particular arising from discrimination or other violations of recruitment rules;
Duration: for the time necessary to achieve the legitimate interest of the Controller, however not longer than until an objection to the processing of personal data is raised, justified by your particular situation, or expiry of 90 days from the moment of their collection;
Legal basis: Article 6(1)(a) GDPR – consent of the data subject.
Purpose of processing: use of data in recruitment processes conducted in the future.
Duration: until the consent is withdrawn, however not longer than 90 days from the moment it is given.
AUTOMATED PROCESSING
You will not be subject to a decision which is based solely on automated processing, including profiling, and which produces legal effects concerning you or similarly significantly affects you.
VOLUNTARY PROVISION OF DATA
where recruitment is intended to lead to the conclusion of an agreement other than an employment contract – the provision of data is voluntary; however, the consequence of failure to provide such data shall be the impossibility of participating in the recruitment;
when the recruitment is intended to culminate in the conclusion of an employment contract – to the extent specified in Article 22¹ § 1 and 2 of the Labour Code, it constitutes a statutory obligation, and the consequence of non-provision thereof shall be the impossibility of participating in the recruitment; in the remaining scope, the provision of data is voluntary.
Failure to consent to the processing of your personal data for the purposes of future recruitment processes does not adversely affect the course of the recruitment for the position for which you have applied.
INDIRECT COLLECTION OF DATA
In a situation where you have not provided your personal data yourself, the Controller has obtained your recruitment personal data from third parties, i.e. recruitment agencies or administrators of websites containing job advertisements, or from publicly available professional profiles (e.g. LinkedIn) as part of direct search.
FULFILMENT OF THE REQUIREMENT OF NO CRIMINAL RECORD
In the case where recruitment is to lead to the conclusion of an agreement other than an employment contract, we may process information concerning your criminal record, but only to the necessary extent.
This applies to situations in which our Client directly related to the given recruitment process is subject to an obligation to ensure cooperation only with persons with no criminal record, resulting from legal provisions (e.g. provisions regulating the financial sector in Sweden), which provide for appropriate safeguards for the rights and freedoms of data subjects. In such a case, we will request presentation of your certificate of no criminal record for inspection, and then we will provide information on its verification to our Client directly related to the given recruitment process.
RECIPIENTS OF DATA
Recipients may include:
entities providing legal and audit services to the Controller;
entities providing software and tools used by the Controller;
entities providing IT and hosting services to the Controller;
the entity providing email services to the Controller;
websites intermediating in recruitment;
entities within the Controller’s capital group – to the extent they participate in handling the recruitment process;
In the case where recruitment is to lead to the conclusion of an agreement other than an employment contract – Clients of the Controller directly related to the given recruitment process, including also in the scope of fulfilment by collaborators (service providers) of the requirement of no criminal record resulting from legal provisions (e.g. provisions of Swedish law regulating the financial sector) – where such provisions apply to our Client directly related to the given recruitment process.
DATA TRANSFERS
Due to the tools and IT systems used by the Controller (such as e.g. Google Workspace, Slack, Teamtailor), your personal data is or may be processed outside the European Economic Area (so-called transfer of data outside the EEA). If the transfer of your personal data to the United States is necessary, it will take place on the basis of the European Commission decision of 10 July 2023 issued pursuant to Regulation (EU) of the European Parliament and of the Council, finding an adequate level of protection of personal data ensured under the EU-US Data Privacy Framework.
If, apart from the above, the transfer of your personal data is necessary to countries not recognised by the European Commission as ensuring an adequate level of protection of personal data, or to entities not included on the Data Privacy Framework List, it will take place on the basis of a legal basis provided for in the GDPR. At any time, you may obtain information about such transfer, its legal basis and a copy of the personal data that has been transferred outside the EEA – for this purpose please contact the Controller.
YOUR RIGHTS
In connection with the processing of your personal data, you have the following rights:
the right of access to data, the right to rectification, the right to erasure, and the right to restriction of processing;
the right to data portability;
to the extent that the data is processed on the basis of separate consent – you have the right to withdraw it at any time by sending an email to: ado-poland@digitalnewagency.com – withdrawal of consent shall not affect the lawfulness of processing carried out before its withdrawal;
the right to lodge a complaint with a supervisory authority, which in Poland is the President of the Personal Data Protection Office (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych), if the data is processed in breach of legal requirements.
In the case of consent to the processing of data for the purposes of future recruitment processes, you have the right to withdraw it at any time by sending an email to ado-poland@digitalnewagency.com. Withdrawal of consent shall not affect the lawfulness of processing carried out before its withdrawal.
RIGHT TO OBJECT
You have the right to object to the processing of data in the case of processing based on the legitimate interest of the Controller in accordance with Article 21 GDPR, subject to the limitations set out in that provision. Such objection should be justified by your particular situation.
CONTACT
If you have questions regarding how we process your personal data – please contact us by post: Digital New Agency Poland sp. z o.o., ul. S. Kopcińskiego 62, 90-032 Łódź or by email: ado-poland@digitalnewagency.com.
